Invitare e gestire i Suoi responsabili

La pagina Responsabili (menu Utenti) riunisce le persone che fanno funzionare i Suoi punti vendita ogni giorno dall’applicazione XPRIO Pro: da lì guidano il Live (ordini, consegne, pause del servizio) su un tablet o un telefono, con i permessi che Lei concede loro. È anche qui che installa uno schermo cucina.

Come per i fattorini, non è Lei a creare l’account al posto della persona: Lei genera un codice di invito, il responsabile installa l’app, crea il proprio account e inserisce quel codice. Sceglie lui stesso la password.

Invitare un responsabile

Clicchi su Invita un responsabile. Il modulo inizia con il tipo di invito: Responsabile (un membro del team, con il proprio account e i propri permessi) o Schermo cucina (KDS) (un account dedicato al dispositivo che mostra gli ordini da preparare, descritto più avanti). Poi:

Punti vendita: spunti il punto vendita (o i punti vendita) a cui questo responsabile avrà accesso. Almeno uno è obbligatorio.
Permessi (facoltativo): spunti ciò che il responsabile potrà fare oltre alla gestione ordinaria degli ordini. Lei potrà modificarli in qualsiasi momento dalla sua scheda.
Email del responsabile (facoltativa): se la indica, il codice, il link di download, un codice QR e l’elenco dei suoi permessi gli vengono inviati automaticamente, nella lingua che sceglie.
Nota (facoltativa): un promemoria per Lei, ad esempio «Responsabile serale, referente del fine settimana».
Validità del codice: 7 giorni o 30 giorni.

Clicchi su Genera codice di invito: il codice compare nella forma MGR-XXXXXX, con un pulsante Copia codice. Un codice responsabile non può essere usato per creare un account fattorino, e viceversa.

I permessi

Un responsabile accede sempre al Live dei suoi punti vendita: vede gli ordini, li fa avanzare, gestisce le consegne. I permessi sbloccano azioni aggiuntive nell’app:

Modificare i prezzi degli ordini: l’azione «Modifica prezzo» su un ordine.
Rimborsare pagamenti online: l’azione «Rimborsa» per gli ordini pagati con carta online.
Gestire esauriti: segnare un prodotto come non disponibile, o di nuovo disponibile.
Vedere la pianificazione dei menu: consultare la pianificazione e la disponibilità dei menu dal Live.
Gestire chiusure straordinarie: chiudere temporaneamente un punto vendita e riaprirlo.
Invitare corrieri: generare codici di invito per fattorini dall’app.
Gestire la pianificazione dei corrieri: modificare gli orari dei fattorini dei suoi punti vendita (la consultazione resta aperta a tutti).

Senza il permesso, l’azione corrispondente semplicemente non compare nell’app. Una modifica dei permessi si applica in tempo reale: il responsabile connesso vede il messaggio «I suoi permessi sono stati aggiornati». In quanto amministratore, Lei dispone di tutti i permessi.

Dal lato del responsabile

Scaricare l’applicazione XPRIO Pro dall’App Store o da Google Play.
Creare un account scegliendo il ruolo Responsabile (nome, email, telefono, password).
Inserire il codice di invito per unirsi alla Sua azienda.

Accede così al Live dei Suoi punti vendita. Dal suo profilo può consultare La mia pianificazione, modificare i suoi dati e cambiare la password. Se Lei attiva Modifica della pianificazione da parte del team nelle Sue Impostazioni, può anche modificare da solo i propri orari.

Lo schermo cucina (KDS)

Lo schermo cucina è un account impersonale, pensato per un tablet posizionato in cucina: mostra solo gli ordini da preparare, in tre colonne (da preparare, in preparazione, pronto), e resta bloccato su quella schermata, senza cronologia, consegne né impostazioni.

Per installarlo, scelga Schermo cucina (KDS) nell’invito (i permessi scompaiono, perché qui non servono), poi, sul tablet: installi l’app, scelga Responsabile alla registrazione e crei l’account dello schermo con un’email e una password proprie del dispositivo, quindi inserisca il codice. Due regole da conoscere: un account cucina si crea obbligatoriamente alla registrazione (un account esistente non può usare un codice cucina), e il tipo di account non può essere modificato in seguito.

Nell’elenco, questi account portano l’etichetta Schermo cucina. Poiché lo schermo è bloccato, è dalla sua scheda, nell’amministrazione, che può modificare il nome, l’email o la password del dispositivo.

Seguire gli inviti

La scheda Inviti in sospeso elenca ogni codice con i suoi punti vendita, la nota, l’email e i permessi (o l’etichetta Schermo cucina), lo stato (In sospeso, Accettato, Scaduto, Annullato) e la data di scadenza. Finché un invito è in sospeso, può usare Invia di nuovo l’email (se è stata indicata un’email) o Annulla invito, che rende il codice inutilizzabile all’istante. Un codice scaduto o annullato non si riattiva: ne generi uno nuovo.

La scheda del responsabile

La scheda Responsabili attivi mostra, per ogni responsabile, i contatti, il numero di permessi concessi (passi il mouse sull’etichetta per vederne l’elenco), i punti vendita e lo stato. Un responsabile senza punto vendita è segnalato da un avviso. Clicchi sull’occhio per aprire la sua scheda:

Informazioni generali: contatti, lingua, email verificata e data di creazione. Due blocchi si modificano qui: i Punti vendita assegnati (pulsante Aggiungi, croce per rimuovere; per spostare un responsabile in un altro punto vendita, aggiunga il nuovo e poi rimuova il vecchio; il responsabile viene avvisato via email a ogni modifica) e i Permessi (pulsante Modifica).
Pianificazione: i suoi orari settimanali per punto vendita, in ora locale, più assenze e modifiche occasionali.
Documenti: i file che ha caricato dalla sua app, in sola lettura.
Storico: le azioni che ha compiuto nei suoi punti vendita (vedi sotto).
Impostazioni: le azioni Blocca ed Elimina.

Lo storico delle azioni

Il pulsante Cronologia delle azioni dei responsabili, in alto nella pagina, ricostruisce chi ha fatto cosa, quando e in quale punto vendita: pausa e ripresa del servizio, aggiornamento del menu, prodotto esaurito e di nuovo disponibile, chiusura temporanea e riapertura, modifica della pianificazione del team. Può filtrare per date, per responsabile (anche le Sue azioni di amministratore vi compaiono) e per tipo di azione. Lo stesso storico, limitato a una persona, si trova nella scheda Storico del suo profilo.

Bloccare, eliminare, ripristinare

Queste azioni riguardano solo l’accesso del responsabile alla Sua azienda: il suo account non viene mai distrutto.

Elimina rimuove il responsabile dal Suo team. Il responsabile ne viene informato via email e Lei lo ritrova nella scheda Responsabili inattivi, da cui può Ripristinarlo.
Blocca va oltre: oltre a togliere l’accesso, impedisce qualsiasi nuovo invito di quella persona, via email o codice, finché non la Sblocca. Non viene inviata nessuna email.

Per uno schermo cucina, bloccare o eliminare disconnette il dispositivo immediatamente. Se un responsabile elimina da solo il proprio account dall’app, compare con l’etichetta Account eliminato e non può più essere ripristinato.

Buone pratiche

Dia a ciascuno solo i permessi di cui ha bisogno: rimborsi e modifiche di prezzo toccano la Sua cassa, chiusure ed esauriti il Suo menu.
Un account schermo cucina per ogni tablet, con una nota esplicita («Tablet cucina, schermo principale»), per ritrovarli facilmente.
Indichi l’email al momento dell’invito: il responsabile riceve il codice, il link e i suoi permessi, e Lei può rinviare l’email con un clic.