Ihren Service mit dem Live steuern

Das Live (Seite „Live-Bestellungen“, erreichbar über Bestellungen) ist Ihre Schaltzentrale während des Service: Jede neue Bestellung trifft dort sofort ein, Sie bringen sie bis zur Übergabe oder Lieferung voran, sprechen mit dem Kunden und verwalten Ihre Fahrer. Ihre Manager finden dasselbe Live in der App XPRIO Pro, auf Tablet oder Handy.

Die Bereiche

Die Bestellungen sind je nach Status auf Spalten verteilt: Neue Bestellungen (zu bestätigen), In Bearbeitung (bestätigt und in Zubereitung), Abholbereit, Lieferungen (in Auslieferung, gruppiert nach der Etappe des Fahrers: zugewiesen, angenommen, abgeholt, unterwegs) und Verlauf (ausgeliefert, abgeschlossen, storniert). Die Ansicht „Alle“ zeigt die vier aktiven Bereiche untereinander. Jeder Bereichstitel zeigt die Anzahl seiner Bestellungen und gegebenenfalls die Anzahl ungelesener Kundennachrichten.

Der Verlauf wird seitenweise zu je 100 Bestellungen geladen und hat einen Datumsfilter (heute, gestern, diese Woche, bestimmtes Datum). Aktive Bestellungen werden immer angezeigt, unabhängig vom Filter. Auf großen Bildschirmen können Sie zwischen Rasteransicht und Listenansicht wechseln.

Eine Bestellung voranbringen

Auf jeder Karte folgen die Schaltflächen dem Ablauf: Bestätigen, In Bearbeitung, Als bereit markieren, dann Abschließen bei einer Abhol- oder Vor-Ort-Bestellung. Eine Lieferbestellung wechselt automatisch zu „Wird ausgeliefert“, sobald ihr ein Fahrer zugewiesen ist; anschließend bringt der Fahrer sie aus seiner App heraus bis „Ausgeliefert“ voran.

Sie können auch einen Schritt zurückgehen: Zurück zu Bestätigung ausstehend, Zurück zu Zubereitung ausstehend oder Zurück zu In Bearbeitung aus „Fertig“, und sogar aus „Wird ausgeliefert“, solange der Fahrer die Bestellung noch nicht abgeholt hat.

Haken Sie die Artikel im Laufe der Zubereitung ab (die Zeile „Besteck“ erscheint, wenn der Kunde Besteck angefordert hat): Dieser Stand wird auf allen Geräten und in der Küche synchronisiert.

Das Menü „Weitere Aktionen“

Die Schaltfläche + auf jeder Karte (oder im Bestellfenster) bündelt die übrigen Aktionen:

Kassenbon: Druck im Bonformat oder Download als PDF, mit den rechtlichen Angaben des Betriebs.
Verzögerung hinzufügen: bis zu 120 zusätzliche Minuten (Schnellwahl +5, +10, +15, +30); der Kunde wird über die neue Wartezeit informiert.
Interne Notiz hinzufügen: eine private Notiz, nur für Ihr Team sichtbar, nie für den Kunden.
Nachrichten: der Gesprächsverlauf mit dem Kunden (Bestätigungen „Gesendet“ / „Gelesen“), verfügbar während der Bestellung und bis 24 Stunden nach deren Abschluss.
Preis anpassen: ein positiver oder negativer Betrag mit Begründung (Kulanz, Preisfehler, Zusatzgebühr, Entschädigung); ab 50 % des Gesamtbetrags wird eine Bestätigung verlangt; bei einer online per Karte bezahlten Bestellung kann eine Ermäßigung auf die Karte des Kunden erstattet werden. Nicht mehr verfügbar, sobald die Bestellung in Auslieferung ist.
Erstatten: nur bei Online-Kartenzahlungen, ganz oder teilweise, mit Begründung; der Status der Bestellung ändert sich nicht.
Fahrer zuweisen / Fahrer entfernen (Lieferbestellungen).
Bestellung stornieren: Begründung Pflicht (Produkt nicht verfügbar, Betrieb geschlossen, telefonische Stornierung, zu viel los, Anweisungen nicht umsetzbar, oder Freitext); ist die Bestellung online bezahlt, wird die Erstattung vorgeschlagen und ist bereits angehakt.

Die Fahrer

Im Fenster Fahrer zuweisen wählen Sie zwischen Automatisch zuweisen (das System wählt den verfügbaren Fahrer mit der geringsten Auslastung und der kürzesten Entfernung, je nach Einstellung des Betriebs, mit einer Höchstzahl gleichzeitiger Lieferungen pro Fahrer, standardmäßig 3) und Manuell auswählen aus der Liste der Fahrer im Einsatz (Status, Entfernung, laufende Lieferungen, Schaltfläche Anrufen).

Bei Zahlung in bar, per Scheck oder per Karte bei Lieferung zeigt die Karte Geld eingezogen oder Geld noch nicht eingezogen: Das Kassieren selbst erfolgt in der App des Fahrers. Die Fahrer-Schaltfläche in der Symbolleiste öffnet die Ansicht Fahrer im Einsatz.

Die Symbolleiste

Auswahl der Betriebe: standardmäßig alle angehakt; ein Warnhinweis weist auf Betriebe in unterschiedlichen Zuständen hin (einige pausiert).
Suchen (Strg+K oder Cmd+K): nach Bestellnummer, über alle Reiter hinweg und unabhängig von den Filtern, alte Bestellungen eingeschlossen.
Menü (Schaltfläche oben in der Seitenleiste): Speisekarten-Zeitplan (nur Lesezugriff), Fahrer (Einladungen, laufende Lieferungen), Team (Dienstplan des Tages), Ausverkauft (Schalter je Produkt und Betrieb, Zähler auf der Schaltfläche), Einstellungen, Hilfe (Video) und die beiden unten beschriebenen Schaltflächen für den Servicestatus.

Servicepause und vorübergehende Schließung

Das sind zwei verschiedene Mechanismen, die beide neue Bestellungen blockieren:

Bestellungen pausieren ist ein Schalter am Betrieb, gedacht für Stoßzeiten: Die Kunden sehen „Service pausiert“, und Sie machen mit einem Klick weiter (Bestellungen fortsetzen oder das Symbol im orangefarbenen Banner).
Vorübergehend schließen trägt eine außerplanmäßige Schließung in den Kalender des Betriebs ein, wie Betriebsferien: Die Kunden sehen „Vorübergehend geschlossen“, und Wieder öffnen stellt die üblichen Öffnungszeiten wieder her.

Beide gelten für alle ausgewählten Betriebe, erlauben eine optionale Begründung, werden im Aktivitätsprotokoll der Manager festgehalten und werden in Echtzeit auf allen Geräten synchronisiert.

Einstellungen des Live

Das Fenster Einstellungen enthält drei Bereiche: die angezeigten Auftragsarten (Lieferung, Abholung, Vor-Ort-Verzehr), die Zeitmodi (sofort, Zeitfenster, geplant) und den Benachrichtigungston. Die ersten beiden werden auf dem Gerät gespeichert: Wenn Bestellungen zu fehlen scheinen, prüfen Sie, ob nicht eine Art abgewählt wurde.

Der Ton muss einmal pro Gerät aktiviert werden (blaues Banner „Soundbenachrichtigungen“, eine Vorgabe der Browser). Wählen Sie dann aus rund fünfzehn Tönen; „Stumm“ schaltet alles ab. Er ertönt bei jeder neuen Bestellung, bei jeder Kundennachricht, wenn ein Fahrer von einem anderen Gerät aus entfernt wird, und zur Erinnerung an fertige Bestellungen ohne Fahrer (nach 10 Minuten, dann alle 5 Minuten, bis Erinnerung stoppen).

Bei einer neuen Bestellung erscheint 15 Sekunden lang eine Vollbild-Meldung (Kunde, Artikel, Zeit, Zahlung, Gesamtbetrag): Klicken Sie darauf, um die Bestellung zu öffnen.

Echtzeit

Das Live aktualisiert sich in Echtzeit. Bricht die Verbindung ab, erscheint ein Banner „Verbindung verloren. Wiederverbindung…“, und bei der Rückkehr wird alles automatisch neu geladen. Betriebsfilter, Datum und aktiver Reiter stehen in der Adresse der Seite: Teilen Sie sie, um genau dieselbe Ansicht wieder zu öffnen.