Rechnungen, Quittungen und Tabellen exportieren

Die Seite Exporte (nur für das Administratorkonto) vereint zwei Arten von Exporten: PDF-Dokumente, eines pro Bestellung, gebündelt in einem ZIP-Archiv (Ihre Quittungen oder Ihre Rechnungen im A4-Format), und Tabellendateien im CSV-Format, die sich direkt in Excel öffnen (Ihre Bestellungen, Ihre Statistiken oder Ihre Kunden). Sie ist das Werkzeug für Ihre monatliche Buchhaltung, für die Weitergabe Ihrer Zahlen an Ihren Steuerberater oder für einen Kunden, der Sie um seine Rechnung bittet.

Den Exporttyp wählen

Der Exporttyp ist in zwei Gruppen aufgeteilt:

PDF-Dokumente (ZIP): Rechnungen (Standard) oder Quittungen;
Tabelle (Excel-kompatible CSV): Bestellungen, Statistiken oder Kunden.

Unter den Optionen erinnert ein kurzer Satz daran, was der gewählte Typ enthält.

Rechnung oder Quittung?

Die Quittung ist der Kassenbon im 80-mm-Format, identisch mit dem, der aus dem Live gedruckt und an den Kunden geschickt wird: Artikel, Varianten und Optionen, Rabatte, MwSt. je Satz, Gesamtbetrag, Zahlungsmethode, Notizen und Lieferadresse.
Die Rechnung ist ein nummeriertes A4-Dokument (FAC-Jahr-Bestellnummer), mit dem Briefkopf des Betriebs, einem Block „Rechnungsempfänger“, einer Tabelle Beschreibung / Menge / Einzelpreis / Betrag und derselben Zusammenfassung.

Beträge, MwSt. und Rabatte sind in beiden identisch; nur die Darstellung unterscheidet sich.

Was die Tabellendateien enthalten

Bestellungen: eine Zeile pro Bestellung im Zeitraum, stornierte Bestellungen mit ihrem Status inbegriffen. Spalten: Datum, Bestellnummer, Betrieb, Serviceart, Tisch, Zeitpunkt, geplante Uhrzeit, Status, Zahlungsstatus, Zahlungsart, Kunde, E-Mail, Telefon, Anzahl der Artikel, Zwischensumme, Rabatte (Aktionen), Promo-Code, Prämien (Treue, Empfehlung, Willkommen), Liefergebühr, MwSt., Pfand, Trinkgeld, Preisanpassung, Gesamtbetrag, erstatteter Betrag und Fahrer (oder der Kurier auf Abruf, der die Lieferung übernommen hat).

Statistiken: eine einzige Datei, in Abschnitte gegliedert, ohne stornierte Bestellungen:

eine Übersicht: Bestellungen, Umsatz, durchschnittlicher Warenkorb, Rabatte und Prämien, Liefergebühren, MwSt., Trinkgelder, einzelne Kunden und Bestellungen ohne Kundenkonto;
Umsatz und Anzahl der Bestellungen pro Tag;
die Verkäufe pro Produkt (Menge und Bruttoumsatz vor Rabatten);
die Aufteilung pro Serviceart, pro Zahlungsart und pro Betrieb, mit dem Anteil am Umsatz;
die Stoßzeiten und die Aufteilung pro Wochentag.

Kunden: alle Ihre registrierten Kunden, mit den Informationen, die bereits auf der Seite Kunden sichtbar sind (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Stadt, Status, Registrierungsdatum, Marketing-Einwilligung), ergänzt um Anzahl der Bestellungen, Gesamtausgaben, durchschnittlichen Warenkorb, Datum der letzten Bestellung und Treuepunkte. Dieser Export umfasst den gesamten Verlauf: Zeitraum und Filter werden nicht berücksichtigt.

Zeitraum und Filter wählen

Betriebe: standardmäßig alle angehakt; mindestens einer ist Pflicht.
Zeitraum: Datumsbereich (Start- und Enddatum) oder Nach Monat (Monat und Jahr). Beim Datumsbereich ist der Zeitraum auf 60 Tage für die PDFs („Maximal 60 Tage“) und auf ein Jahr für die Exporte Bestellungen und Statistiken („Maximal ein Jahr“) begrenzt; darüber hinaus wird die Schaltfläche ausgegraut. Für einen Monatsexport ist „Nach Monat“ am einfachsten.
Zahlungsmethode und Bestellart: Haken Sie an, was Sie behalten möchten. Ist kein Kästchen angehakt, wird alles einbezogen (die Zeile „Alle Zahlungsmethoden werden einbezogen“ erinnert Sie daran).
Kunde: Die Schaltfläche Wählen Sie einen Kunden aus öffnet eine Suche nach Name, E-Mail oder Telefon, um nur dessen Bestellungen zu exportieren.

Diese Filter gelten für die PDFs sowie für die Exporte Bestellungen und Statistiken. Der Export Kunden berücksichtigt sie nicht.

Der Überblick über den Zeitraum

Die rechte Spalte aktualisiert sich bei jeder Filteränderung: Anzahl der Bestellungen, Umsatz, durchschnittlicher Warenkorb und ein Diagramm des Umsatzes pro Tag. Enthält der Zeitraum keine Bestellung, erscheint „Keine Bestellungen in diesem Zeitraum“, und es gibt nichts zu exportieren. Beim Export Kunden erinnert der Überblick lediglich daran, dass die Datei den gesamten Verlauf der Seite Kunden enthält.

Die PDFs herunterladen (ZIP)

Klicken Sie auf ZIP herunterladen. Der Fortschrittsbalken zeigt „Wird bearbeitet 12 / 340“: Die PDFs werden in Ihrem Browser erzeugt, lassen Sie den Tab also geöffnet, bis die Meldung „Export abgeschlossen“ erscheint. Ein Export von mehreren hundert Bestellungen dauert einen Moment.

Im Archiv heißt jede Datei FAC-2026-XXXX.pdf oder TICKET-XXXX.pdf (XXXX = Bestellnummer). Gut zu wissen:

stornierte Bestellungen sind enthalten, mit einem Banner „STORNIERT“ und ohne Zahlungsblock;
Testbestellungen sind es nie;
die Beträge verstehen sich inklusive MwSt., mit der MwSt. je Satz aufgeschlüsselt;
der Zeitraum bezieht sich auf das Bestelldatum.

Die Tabelle herunterladen (CSV)

Klicken Sie auf CSV herunterladen. Während der Vorbereitung wird die Anzahl der geladenen Zeilen angezeigt, danach die Meldung „Export abgeschlossen, die CSV-Datei wurde heruntergeladen“. Die Datei öffnet sich per Doppelklick in Excel, ohne Importschritt:

sie ist in UTF-8 kodiert, Umlaute und ß werden also korrekt angezeigt;
das Trennzeichen folgt dem Zahlenformat Ihres Landes: Semikolon, wenn das Komma als Dezimaltrennzeichen dient (wie in Deutschland), sonst Komma; Beträge werden ohne Tausendertrennzeichen geschrieben, damit Excel sie als Zahlen erkennt;
Datumsangaben haben das Format JJJJ-MM-TT HH:mm, in der Ortszeit des Betriebs;
die Spaltenüberschriften sind in der Sprache Ihrer Oberfläche;
einem Wert, der mit +, =, - oder @ beginnt, wird ein Apostroph vorangestellt: Eine Telefonnummer +49 151 23456789 erscheint daher als '+49 151 23456789. Das schützt vor schädlichen Formeln, weil Excel den Inhalt nicht als Berechnung ausführt.

Von der Seite Analysen exportieren

Die Schaltfläche Exportieren (CSV) auf der Seite Analysen lädt die Statistikdatei direkt herunter, für den Zeitraum und den Betrieb, die auf dem Bildschirm angezeigt werden. Das ist der schnellste Weg, wenn Sie Ihre Zahlen gerade ansehen.

Die rechtlichen Angaben kommen aus dem Betrieb

Firmenname, Adresse, Steuernummern, USt-IdNr., Kopf- und Fußtext der Quittung: All das stammt aus den rechtlichen Informationen jedes Betriebs (Seite Betriebe, Schritt Rechtliche Informationen). Fehlt eine Angabe auf Ihren PDFs, müssen Sie die Akte des Betriebs vervollständigen, nicht die Exportseite.

Verwechseln Sie diese nicht mit Ihren eigenen XPRIO-Abonnementrechnungen, die Sie auf der Seite Abo herunterladen.