Esportare fatture, ricevute e dati in foglio di calcolo

La pagina Esportazioni (riservata all’account amministratore) riunisce due tipi di esportazione: documenti PDF, uno per ordine, raccolti in un archivio ZIP (le Sue ricevute oppure le Sue fatture in formato A4), e file in foglio di calcolo in formato CSV, che si aprono direttamente in Excel (i Suoi ordini, le Sue statistiche o i Suoi clienti). È lo strumento per la Sua contabilità mensile, per trasmettere i Suoi dati al commercialista o per un cliente che Le chiede la fattura.

Scegliere il tipo di esportazione

Il Tipo di esportazione è diviso in due gruppi:

Documenti PDF (ZIP): Fatture (predefinito) o Ricevute;
Foglio di calcolo (CSV compatibile con Excel): Ordini, Statistiche o Clienti.

Sotto le opzioni, una frase ricorda il contenuto del tipo selezionato.

Fattura o ricevuta?

La Ricevuta è lo scontrino di cassa in formato 80 mm, identico a quello stampato dal Live e inviato al cliente: articoli, varianti e opzioni, sconti, IVA per aliquota, totale, metodo di pagamento, note e indirizzo di consegna.
La Fattura è un documento A4 numerato (FAC-anno-numero d’ordine), con l’intestazione del punto vendita, un blocco «Intestato a», una tabella Descrizione / Qtà / Prezzo unitario / Importo e lo stesso riepilogo.

Importi, IVA e sconti sono identici nei due documenti; cambia solo la presentazione.

Cosa contengono i file in foglio di calcolo

Ordini: una riga per ordine del periodo, ordini annullati inclusi con il loro stato. Colonne: data, numero d’ordine, punto vendita, modalità di servizio, tavolo, tempistica, orario previsto, stato, stato del pagamento, metodo di pagamento, cliente, email, telefono, numero di articoli, subtotale, sconti (promozioni), codice promo, premi (fedeltà, presentazione, benvenuto), costo di consegna, IVA, cauzione, mancia, adeguamento del prezzo, totale, importo rimborsato e fattorino (o il corriere su richiesta che ha effettuato la consegna).

Statistiche: un unico file diviso in sezioni, ordini annullati esclusi:

un Riepilogo: ordini, fatturato, scontrino medio, sconti e premi, costi di consegna, IVA, mance, clienti unici e ordini senza account cliente;
il fatturato e il numero di ordini al giorno;
le vendite per prodotto (quantità e fatturato lordo, prima degli sconti);
la ripartizione per modalità di servizio, per metodo di pagamento e per punto vendita, con la quota del fatturato;
gli orari di punta e la ripartizione per giorno della settimana.

Clienti: tutti i Suoi clienti registrati, con le informazioni già visibili nella pagina Clienti (nome, cognome, email, telefono, città, stato, data di registrazione, consenso marketing), più il numero di ordini, il totale speso, lo scontrino medio, la data dell’ultimo ordine e i punti fedeltà. Questa esportazione copre tutto lo storico: non tiene conto né del periodo né dei filtri.

Scegliere il periodo e i filtri

Punti vendita: tutti spuntati per impostazione predefinita; almeno uno è obbligatorio.
Periodo: Intervallo date (data di inizio e di fine) oppure Per mese (mese e anno). Con un intervallo di date, il periodo è limitato a 60 giorni per i PDF («Massimo 60 giorni») e a un anno per le esportazioni Ordini e Statistiche («Massimo un anno»); oltre, il pulsante si disattiva. Per un’esportazione mensile, la modalità «Per mese» è la più semplice.
Metodo di pagamento e Tipo di ordine: spunti ciò che vuole includere. Se nessuna casella è spuntata, viene incluso tutto (come ricorda la riga «Saranno inclusi tutti i metodi di pagamento»).
Cliente: il pulsante Seleziona un cliente apre una ricerca per nome, email o telefono per esportare solo i suoi ordini.

Questi filtri si applicano ai PDF e alle esportazioni Ordini e Statistiche. L’esportazione Clienti non ne tiene conto.

La panoramica del periodo

La colonna di destra si aggiorna a ogni modifica dei filtri: numero di ordini, fatturato, scontrino medio e un grafico del fatturato per giorno. Se il periodo non contiene alcun ordine, compare «Nessun ordine in questo periodo» e non c’è nulla da esportare. Per l’esportazione Clienti, la panoramica ricorda semplicemente che il file riprende tutto lo storico della pagina Clienti.

Scaricare i PDF (ZIP)

Clicchi su Scarica ZIP. La barra di avanzamento indica «Elaborazione 12 / 340»: i PDF vengono generati nel Suo browser, quindi tenga la scheda aperta fino al messaggio «Esportazione completata». Un’esportazione di diverse centinaia di ordini richiede qualche istante.

Nell’archivio, ogni file si chiama FAC-2026-XXXX.pdf o TICKET-XXXX.pdf (XXXX = numero d’ordine). Da sapere:

gli ordini annullati sono inclusi, con una fascia «ANNULLATO» e senza blocco pagamento;
gli ordini di prova non lo sono mai;
gli importi sono IVA inclusa, con l’IVA dettagliata per aliquota;
il periodo si basa sulla data in cui è stato effettuato l’ordine.

Scaricare il foglio di calcolo (CSV)

Clicchi su Scarica CSV. Durante la preparazione viene mostrato il numero di righe caricate, poi il messaggio «Esportazione completata, il file CSV è stato scaricato». Il file si apre con un doppio clic in Excel, senza passaggi di importazione:

è codificato in UTF-8, quindi le lettere accentate si visualizzano correttamente;
il separatore segue il formato numerico del Suo Paese: punto e virgola quando la virgola è il separatore decimale (come in Italia), virgola negli altri casi; gli importi sono scritti senza separatore delle migliaia, così Excel li legge come numeri;
le date sono nel formato AAAA-MM-GG HH:mm, all’ora locale del punto vendita;
le intestazioni delle colonne sono nella lingua della Sua interfaccia;
un valore che inizia con +, =, - o @ è preceduto da un apostrofo: un telefono +39 312 345 6789 compare quindi come '+39 312 345 6789. È una protezione contro le formule dannose, che impedisce a Excel di interpretare il contenuto come un calcolo.

Esportare dalla pagina Analisi

Il pulsante Esporta (CSV) nella pagina Analisi scarica direttamente il file Statistiche per il periodo e il punto vendita visualizzati sullo schermo. È la soluzione più rapida se sta già consultando i Suoi dati.

Le informazioni legali provengono dal punto vendita

Ragione sociale, indirizzo, identificativi fiscali, partita IVA, testo di intestazione e piè di pagina della ricevuta: tutto questo proviene dalle informazioni legali di ogni punto vendita (pagina Punti vendita, passaggio Informazioni legali). Se manca un dato sui Suoi PDF, è la scheda del punto vendita che va completata, non la pagina di esportazione.

Non le confonda con le Sue fatture di abbonamento XPRIO, che si scaricano dalla pagina Abbonamento.