Exportar faturas, recibos e dados em folha de cálculo

A página Exportações (reservada à conta de administrador) reúne dois tipos de exportação: documentos PDF, um por encomenda, agrupados num ficheiro ZIP (os seus recibos ou as suas faturas em formato A4), e ficheiros de folha de cálculo em formato CSV, que abrem diretamente no Excel (as suas encomendas, as suas estatísticas ou os seus clientes). É a ferramenta da sua contabilidade mensal, para enviar os seus números ao seu contabilista, ou de um cliente que lhe pede a fatura.

Escolher o tipo de exportação

O Tipo de exportação divide-se em dois grupos:

Documentos PDF (ZIP): Faturas (por defeito) ou Recibos;
Folha de cálculo (CSV compatível com Excel): Encomendas, Estatísticas ou Clientes.

Por baixo das opções, uma frase lembra o conteúdo do tipo selecionado.

Fatura ou recibo?

O Recibo é o talão de caixa em formato 80 mm, idêntico ao que é impresso a partir do Live e enviado ao cliente: artigos, variantes e opções, descontos, IVA por taxa, total, método de pagamento, notas e morada de entrega.
A Fatura é um documento A4 numerado (FAC-ano-número de encomenda), com o cabeçalho do estabelecimento, um bloco «Faturar para», uma tabela Descrição / Qtd. / Preço unitário / Valor e o mesmo resumo.

Os valores, o IVA e os descontos são idênticos nos dois; só muda a apresentação.

O que contêm os ficheiros de folha de cálculo

Encomendas: uma linha por encomenda do período, encomendas canceladas incluídas com o respetivo estado. Colunas: data, número da encomenda, estabelecimento, modo de serviço, mesa, momento, hora prevista, estado, estado do pagamento, método de pagamento, cliente, email, telefone, número de artigos, subtotal, descontos (promoções), código promocional, recompensas (fidelidade, indicação, boas-vindas), taxa de entrega, IVA, depósito, gorjeta, ajuste de preço, total, valor reembolsado e estafeta (ou o estafeta a pedido que fez a entrega).

Estatísticas: um único ficheiro dividido em secções, sem as encomendas canceladas:

um Resumo: encomendas, faturação, cesto médio, descontos e recompensas, taxas de entrega, IVA, gorjetas, clientes únicos e encomendas sem conta de cliente;
a faturação e o número de encomendas por dia;
as vendas por produto (quantidade e faturação bruta, antes de descontos);
a repartição por modo de serviço, por método de pagamento e por estabelecimento, com a parte da faturação;
as horas de ponta e a repartição por dia da semana.

Clientes: todos os seus clientes registados, com as informações já visíveis na página Clientes (nome próprio, apelido, email, telefone, cidade, estado, data de registo, consentimento de marketing), mais o número de encomendas, o total gasto, o cesto médio, a data da última encomenda e os pontos de fidelidade. Esta exportação abrange todo o histórico: não tem em conta nem o período nem os filtros.

Escolher o período e os filtros

Estabelecimentos: todos assinalados por defeito; pelo menos um é obrigatório.
Período: Intervalo de datas (data de início e de fim) ou Por mês (mês e ano). Com um intervalo de datas, o período está limitado a 60 dias para os PDF («Máximo de 60 dias») e a um ano para as exportações Encomendas e Estatísticas («Máximo de um ano»); para além disso, o botão fica desativado. Para uma exportação mensal, o modo «Por mês» é o mais simples.
Método de pagamento e Tipo de pedido: assinale o que quer manter. Se nenhuma caixa estiver assinalada, tudo é incluído (a linha «Todos os métodos de pagamento serão incluídos» lembra-o disso).
Cliente: o botão Selecione um cliente abre uma pesquisa por nome, e-mail ou telefone para exportar apenas as encomendas dele.

Estes filtros aplicam-se aos PDF e às exportações Encomendas e Estatísticas. A exportação Clientes não os tem em conta.

O resumo do período

A coluna da direita atualiza-se a cada alteração de filtro: número de pedidos, faturação, cesto médio e um gráfico da faturação por dia. Se o período não contiver nenhuma encomenda, aparece «Sem pedidos neste período» e não há nada a exportar. Para a exportação Clientes, o resumo lembra simplesmente que o ficheiro retoma todo o histórico da página Clientes.

Descarregar os PDF (ZIP)

Clique em Descarregar ZIP. A barra de progresso indica «A processar 12 / 340»: os PDF são gerados no seu navegador, por isso mantenha o separador aberto até à mensagem «Exportação concluída». Uma exportação de várias centenas de encomendas demora alguns instantes.

No ZIP, cada ficheiro chama-se FAC-2026-XXXX.pdf ou TICKET-XXXX.pdf (XXXX = número de encomenda). Convém saber:

as encomendas canceladas são incluídas, com uma faixa «CANCELADA» e sem bloco de pagamento;
as encomendas de teste nunca o são;
os valores são com IVA incluído, com o IVA detalhado por taxa;
o período baseia-se na data em que a encomenda foi feita.

Descarregar a folha de cálculo (CSV)

Clique em Descarregar CSV. Durante a preparação é apresentado o número de linhas carregadas e, no fim, a mensagem «Exportação concluída, o ficheiro CSV foi descarregado». O ficheiro abre com um duplo clique no Excel, sem passo de importação:

está codificado em UTF-8, pelo que os acentos e o ç aparecem corretamente;
o separador segue o formato numérico do seu país: ponto e vírgula quando a vírgula é o separador decimal (como em Portugal), vírgula nos restantes casos; os valores são escritos sem separador de milhares, para que o Excel os leia como números;
as datas estão no formato AAAA-MM-DD HH:mm, na hora local do estabelecimento;
os cabeçalhos das colunas estão na língua da sua interface;
um valor que comece por +, =, - ou @ é precedido de um apóstrofo: um telefone +351 912 345 678 aparece, por isso, como '+351 912 345 678. É uma proteção contra fórmulas maliciosas, que impede o Excel de interpretar o conteúdo como um cálculo.

Exportar a partir da página Análises

O botão Exportar (CSV) da página Análises descarrega diretamente o ficheiro Estatísticas para o período e o estabelecimento apresentados no ecrã. É a opção mais rápida se já estiver a consultar os seus números.

As menções legais vêm do estabelecimento

Denominação social, morada, identificadores fiscais, número de IVA, texto de cabeçalho e de rodapé do recibo: tudo isso vem das informações legais de cada estabelecimento (página Estabelecimentos, etapa Informações Legais). Se faltar uma menção nos seus PDF, é a ficha do estabelecimento que deve completar, não a página de exportação.

Não confunda com as suas próprias faturas de subscrição XPRIO, que se descarregam a partir da página Subscrição.