Exportar sus facturas, recibos y datos en hoja de cálculo

La página Exportaciones (reservada a la cuenta de administrador) reúne dos tipos de exportación: documentos PDF, uno por pedido, agrupados en un archivo comprimido ZIP (sus recibos o sus facturas en formato A4), y archivos de hoja de cálculo en formato CSV, que se abren directamente en Excel (sus pedidos, sus estadísticas o sus clientes). Es la herramienta para su contabilidad mensual, para enviar sus cifras a su gestor o para atender a un cliente que le pide su factura.

Elegir el tipo de exportación

El Tipo de exportación se presenta en dos grupos:

Documentos PDF (ZIP): Facturas (por defecto) o Recibos;
Hoja de cálculo (CSV compatible con Excel): Pedidos, Estadísticas o Clientes.

Debajo de las opciones, una frase le recuerda el contenido del tipo seleccionado.

¿Factura o recibo?

El Recibo es el ticket de caja en formato 80 mm, idéntico al que se imprime desde el Live y se envía al cliente: artículos, variantes y opciones, descuentos, IVA por tipo, total, método de pago, notas y dirección de entrega.
La Factura es un documento A4 numerado (FAC-año-número de pedido), con el encabezado del establecimiento, un bloque «Facturar a», una tabla Descripción / Cant. / Precio unit. / Importe y el mismo resumen.

Los importes, el IVA y los descuentos son idénticos en ambos; solo cambia la presentación.

Qué contienen los archivos de hoja de cálculo

Pedidos: una fila por pedido del período, pedidos cancelados incluidos con su estado. Columnas: fecha, número de pedido, establecimiento, modo de servicio, mesa, momento, hora prevista, estado, estado del pago, método de pago, cliente, email, teléfono, número de artículos, subtotal, descuentos (promociones), código promocional, recompensas (fidelidad, referidos, bienvenida), gastos de envío, IVA, depósito, propina, ajuste de precio, total, importe reembolsado y repartidor (o el repartidor bajo demanda que realizó la entrega).

Estadísticas: un único archivo dividido en secciones, sin los pedidos cancelados:

un Resumen: pedidos, facturación, ticket medio, descuentos y recompensas, gastos de envío, IVA, propinas, clientes únicos y pedidos sin cuenta de cliente;
la facturación y el número de pedidos por día;
las ventas por producto (cantidad y facturación bruta, antes de descuentos);
el reparto por modo de servicio, por método de pago y por establecimiento, con la parte de la facturación;
las horas punta y el reparto por día de la semana.

Clientes: todos sus clientes registrados, con la información ya visible en la página Clientes (nombre, apellidos, email, teléfono, ciudad, estado, fecha de registro, consentimiento de marketing), más el número de pedidos, el total gastado, el ticket medio, la fecha del último pedido y los puntos de fidelidad. Esta exportación abarca todo el historial: no tiene en cuenta ni el período ni los filtros.

Elegir el período y los filtros

Establecimientos: todos marcados por defecto; al menos uno es obligatorio.
Período: Rango de fechas (fecha de inicio y de fin) o Por mes (mes y año). Con un rango de fechas, el período está limitado a 60 días para los PDF («Máximo 60 días») y a un año para las exportaciones Pedidos y Estadísticas («Máximo un año»); más allá, el botón se desactiva. Para una exportación mensual, el modo «Por mes» es el más sencillo.
Método de pago y Tipo de pedido: marque lo que quiera conservar. Si no marca ninguna casilla, se incluye todo (la línea «Se incluirán todos los métodos de pago» se lo recuerda).
Cliente: el botón Seleccionar un cliente abre una búsqueda por nombre, correo electrónico o teléfono para exportar solo sus pedidos.

Estos filtros se aplican a los PDF y a las exportaciones Pedidos y Estadísticas. La exportación Clientes no los tiene en cuenta.

El resumen del período

La columna de la derecha se actualiza con cada cambio de filtro: número de pedidos, facturación, cesta media y un gráfico de la facturación por día. Si el período no contiene ningún pedido, aparece «No hay pedidos en este período» y no hay nada que exportar. Para la exportación Clientes, el resumen simplemente le recuerda que el archivo recoge todo el historial de la página Clientes.

Descargar los PDF (ZIP)

Haga clic en Descargar ZIP. La barra de progreso indica «Procesando 12 / 340»: los PDF se generan en su navegador, así que mantenga la pestaña abierta hasta el mensaje «Exportación completada». Una exportación de varios cientos de pedidos tarda unos instantes.

Dentro del ZIP, cada archivo se llama FAC-2026-XXXX.pdf o TICKET-XXXX.pdf (XXXX = número de pedido). Conviene saber:

los pedidos cancelados se incluyen, con una franja «CANCELADO» y sin bloque de pago;
los pedidos de prueba nunca se incluyen;
los importes son con IVA incluido, con el IVA detallado por tipo;
el período se basa en la fecha en que se realizó el pedido.

Descargar la hoja de cálculo (CSV)

Haga clic en Descargar CSV. Durante la preparación se muestra el número de filas cargadas y, al final, el mensaje «Exportación terminada, el archivo CSV se ha descargado». El archivo se abre con un doble clic en Excel, sin paso de importación:

está codificado en UTF-8, por lo que los acentos y la ñ se muestran correctamente;
el separador sigue el formato numérico de su país: punto y coma cuando la coma es el separador decimal (como en España), coma en caso contrario; los importes se escriben sin separador de miles para que Excel los lea como números;
las fechas tienen el formato AAAA-MM-DD HH:mm, en la hora local del establecimiento;
los encabezados de columna están en el idioma de su interfaz;
un valor que empieza por +, =, - o @ va precedido de un apóstrofo: un teléfono +34 612 34 56 78 aparece, por tanto, como '+34 612 34 56 78. Es una protección contra las fórmulas maliciosas, que impide que Excel interprete el contenido como un cálculo.

Exportar desde la página Análisis

El botón Exportar (CSV) de la página Análisis descarga directamente el archivo Estadísticas para el período y el establecimiento que aparecen en pantalla. Es la opción más rápida si ya está consultando sus cifras.

Los datos legales vienen del establecimiento

Razón social, dirección, identificadores fiscales, número de IVA, texto de encabezado y de pie de recibo: todo eso proviene de la información legal de cada establecimiento (página Establecimientos, paso Información legal). Si falta un dato en sus PDF, es la ficha del establecimiento lo que hay que completar, no la página de exportación.

No lo confunda con sus propias facturas de suscripción a XPRIO, que se descargan desde la página Suscripción.