Was kostet eine Restaurant-App 2026? Preise, versteckte Kosten und Alternativen

„Was kostet eine eigene App für mein Restaurant?“ Diese Frage stellen sich Gastronomen meist dann, wenn sie es leid sind, bei jeder Bestellung einen Teil an die Lieferplattformen abzugeben. Und genau auf diese Frage gibt es die unklarsten Antworten: „zwischen 5.000 und 500.000 €“, „kommt drauf an“… Für eine Entscheidung hilft das wenig.

Dieser Leitfaden schafft Klarheit. Es gibt drei Wege zu einer Bestell-App für Ihr Restaurant: Sie lassen die App individuell entwickeln, Sie bauen sie selbst mit einem No-Code-Tool, oder Sie mieten eine fertige App als White-Label-Lösung. Jeder Weg hat ganz unterschiedliche Einstiegspreise, laufende Kosten und versteckte Kosten. Wir gehen sie nacheinander durch und zeigen Ihnen anschließend, wie Sie diese Zahlen mit den Provisionen vergleichen, die Sie heute zahlen.

Was eine Restaurant-App können muss

Bevor es um den Preis geht, sollten Sie wissen, was Sie eigentlich kaufen. Eine Bestell-App für ein inhabergeführtes Restaurant ist kein digitales Schaufenster mit Ihrer Speisekarte. Damit sie im Alltag nützt, sollte sie mindestens:

• Ihre Speisekarte mit Fotos, Optionen, Extras und Menüs zeigen;
• mehrere Bestellarten abdecken: Abholung, Lieferung und Verzehr vor Ort;
• online per Karte, Apple Pay oder Google Pay kassieren und auf Wunsch auch Barzahlung erlauben;
• Bestellungen in Echtzeit mit Tonsignal an Ihr Team senden;
• Gäste per Push-Benachrichtigung über jeden Schritt informieren;
• mit Punkten, Prämien und Gutscheincodes zur Kundenbindung beitragen;
• auf dem iPhone, auf Android und als Website für alle funktionieren, die nichts herunterladen möchten.

Jeder dieser Bausteine kostet Entwicklungsaufwand. Deshalb schwanken die Angebote so stark: Eine „App“ für 3.000 € und eine für 60.000 € leisten schlicht nicht dasselbe.

Weg 1: App entwickeln lassen (Agentur oder Freelancer)

Der klassische Weg: Sie erstellen ein Lastenheft, eine Agentur oder ein freiberuflicher Entwickler konzipiert die App, programmiert sie und veröffentlicht sie.

Übliche Preisspannen

Die Preise hängen stark von Region, Erfahrung und Umfang ab. Die folgenden Spannen sind Richtwerte aus dem deutschen Markt und ersetzen kein Angebot:

• Freelancer, einfache App (Speisekarte, Warenkorb, Bezahlung, eine Plattform oder hybride Technologie): oft zwischen 8.000 und 25.000 € netto.
• Agentur, vollständige Bestell-App (iOS, Android, Verwaltungsoberfläche, Zahlung, Benachrichtigungen, Treueprogramm): häufig zwischen 25.000 und 80.000 € netto, manchmal mehr.
• Umfangreiches Projekt (mehrere Standorte, Fahrer-App, Küchenbildschirm, Schnittstellen): Das Budget übersteigt leicht 100.000 €.

Dazu kommt die Projektdauer: Drei bis sechs Monate zwischen dem ersten Gespräch und dem Livegang sind üblich.

Die Vorteile

Sie bekommen genau das, was Sie bestellen, und der Quellcode gehört Ihnen, wenn der Vertrag das vorsieht. Für eine große Kette mit sehr speziellen Anforderungen ist das oft der einzig sinnvolle Weg.

Die Grenzen für ein inhabergeführtes Restaurant

Das Problem: Mit der Abnahme ist die Rechnung nicht erledigt. Eine App muss gewartet werden. Apple und Google bringen jedes Jahr neue Systemversionen heraus und verlangen regelmäßig technische Updates. Als Faustregel gelten 15 bis 20 % der Anfangskosten pro Jahr für die Wartung. Bei einem Projekt über 40.000 € sind das 6.000 bis 8.000 € jährlich, noch bevor eine einzige neue Funktion dazukommt.

Weg 2: No-Code-App-Baukästen

App-Baukästen ohne Programmierung versprechen, dass Sie Ihre App per Drag-and-drop selbst erstellen, gegen eine monatliche Gebühr. Je nach Tool und Tarif kosten die Abos zwischen einigen zehn und über hundert Euro im Monat.

Auf dem Papier ist das die günstigste Option. In der Praxis treiben drei Punkte die Kosten nach oben:

1. Ihre Zeit. Eine Bestell-App, die wirklich funktioniert (Optionen, Bezahlung, Bestellstatus, Benachrichtigungen), kostet Dutzende Stunden. Zeit, die Ihnen in der Küche oder im Service fehlt.
2. Kostenpflichtige Module. Online-Zahlung, Push-Benachrichtigungen, Treueprogramm oder die Veröffentlichung in den Stores sind oft den teureren Tarifen vorbehalten oder werden extra berechnet.
3. Die Veröffentlichung. Meist müssen Sie selbst die Entwicklerkonten anlegen, die Einträge für App Store und Google Play vorbereiten und die Prüfung durch Apple bestehen, die Apps, die kaum mehr als eine Website sind, regelmäßig ablehnt.

No-Code eignet sich gut, um eine Idee zu testen oder eine reine Info-App zu bauen. Für einen echten Bestellkanal, über den jeden Abend Geld fließt, ist das Risiko größer.

Weg 3: Die White-Label-App im Abo

White Label bedeutet: Die App ist bereits fertig entwickelt, der Anbieter passt sie an Ihren Namen, Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Speisekarte an und veröffentlicht sie im App Store und bei Google Play. Ihre Gäste laden „Ihre“ App herunter, den Anbieter sehen sie nicht.

Sie zahlen keine Entwicklung, sondern ein monatliches Abo, das App, Hosting, Wartung und Updates abdeckt. Je nach Angebot liegen die Preise zwischen einigen zehn und einigen hundert Euro im Monat.

Ein Punkt, auf den Sie achten sollten: Manche Angebote verlangen zusätzlich eine Provision pro Bestellung, eine Einrichtungsgebühr oder eine Vertragslaufzeit von 12 oder 24 Monaten. Stellen Sie vor der Unterschrift drei einfache Fragen:

• Gibt es eine Provision oder Gebühr pro Bestellung?
• Gibt es Einrichtungs- oder Kündigungsgebühren?
• Sind die Veröffentlichung in den Stores und die Updates inbegriffen?

Versteckte Kosten, die Sie einplanen sollten

Egal welchen Weg Sie wählen: Manche Kosten fallen immer an. Behalten Sie sie im Blick, bevor Sie Angebote vergleichen.

Entwicklerkonten bei Apple und Google

Wird die App über Ihr eigenes Konto veröffentlicht, berechnet Apple für das Apple Developer Program 99 $ pro Jahr, Google verlangt einmalig 25 $ für ein Konto in der Google Play Console. Die Beträge sind überschaubar, der Aufwand dagegen weniger: Um bei Apple im Namen Ihres Unternehmens zu veröffentlichen, brauchen Sie ein Organisationskonto und dafür unter anderem eine D-U-N-S-Nummer.

Hosting und Server

Eine Bestell-App braucht einen Server, der Bestellungen empfängt, die Speisekarte speichert und Benachrichtigungen verschickt. Bei einer Individualentwicklung werden Hosting, SSL-Zertifikat, Backups und Überwachung separat und monatlich berechnet.

Wartung und Updates

Neue iOS-Version, neue Regeln bei Google Play, eine Sicherheitslücke in einer Bibliothek: Eine App, die nicht gepflegt wird, funktioniert irgendwann nicht mehr oder fliegt aus den Stores.

Zahlungsgebühren

Kartenzahlungen online kosten immer etwas, unabhängig vom Tool. Bei Stripe liegt der Standardtarif für europäische Karten zum Beispiel bei rund 1,5 % + 0,25 € pro Transaktion (bitte in der aktuellen Preisliste des Anbieters prüfen). Diese Gebühren zahlen Sie auch am Kartenterminal, sie sind also keine Besonderheit der App.

Ihre Zeit

Der am häufigsten vergessene Posten. Ein Entwicklungsprojekt begleiten, jede Version testen, auf Ablehnungen der Stores reagieren oder mit einem No-Code-Tool kämpfen: All das sind Stunden, die Ihrem Restaurantbetrieb fehlen.

Vergleichstabelle: die drei Wege im Überblick

Kriterium	Individuell (Agentur, Freelancer)	No-Code	White Label
Einstiegskosten	Ca. 8.000 bis 80.000 € netto und mehr	Gering	Keine bis gering
Monatliche Kosten	Hosting + Wartung	Abo + Module	Festes Abo
Zeit bis zum Start	Mehrere Monate	Wochen eigener Arbeit	Wenige Tage
Veröffentlichung in den Stores	Dienstleister oder Sie	Meist Sie	Meist der Anbieter
Updates	Kostenpflichtig	Ihre Aufgabe	Inklusive
Für wen?	Ketten mit sehr speziellen Anforderungen	Einfache Projekte, Tests	Inhabergeführte Restaurants und kleine Ketten

Die Zahlen sind Größenordnungen. Entscheidend sind die Gesamtkosten über drei Jahre, nicht nur der Einstiegspreis.

So vergleichen Sie mit den Provisionen der Lieferplattformen

Eine Restaurant-App bewerten Sie nicht nur nach ihrem Preis, sondern nach dem, was sie Ihnen einspart. Auf Lieferplattformen liegen die Provisionen je nach Vertrag und Zusatzoptionen meist zwischen 25 und 35 % des Bestellwerts.

Rechnen wir mit 30 % Provision:

1. Notieren Sie den monatlichen Bestellwert, der über die Plattformen läuft. Beispiel: 3.000 €.
2. Berechnen Sie die gezahlte Provision: 3.000 € × 30 % = 900 € pro Monat.
3. Schätzen Sie, welcher Anteil Ihrer Stammgäste direkt bei Ihnen bestellen könnte. Selbst bei vorsichtigen 20 % sind das 600 € Bestellwert und 180 € eingesparte Provision pro Monat.
4. Vergleichen Sie das mit den monatlichen Kosten Ihrer App.

Andersherum betrachtet: Bei 30 % Provision ist ein Abo für 119 € zzgl. MwSt. gedeckt, sobald rund 400 € Bestellwert pro Monat über Ihren eigenen Kanal statt über eine Plattform laufen. Das sind etwa zwanzig Bestellungen à 20 € im Monat.

Plattformen bleiben nützlich, um neue Gäste zu gewinnen. Es geht also nicht darum, sie von heute auf morgen zu verlassen, sondern darum, dass Ihre Stammgäste direkt bei Ihnen bestellen, ohne Provision.

Wo XPRIO steht

XPRIO ist eine White-Label-Lösung für inhabergeführte Restaurants. Der Preis ist einfach: 119 € zzgl. MwSt. pro Monat, alles inklusive, ohne Provision auf Ihre Umsätze, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Vertragsbindung. Bei 6 Monaten Laufzeit sparen Sie 5 %, bei jährlicher Zahlung 10 %.

Im Abo enthalten sind:

• eine iOS- und Android-App unter Ihrem Namen, mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrer Speisekarte;
• eine Online-Bestellwebsite, gehostet bei OVHcloud, SSL-Zertifikat inklusive;
• Bestellung am Tisch per QR-Code, ohne dass Gäste ein Konto anlegen müssen;
• Treueprogramm, Empfehlungsprogramm, Gutscheincodes und Aktionen;
• Push-Benachrichtigungen inklusive;
• Küchenbildschirm und Bestellübersicht in Echtzeit auf Smartphone oder Tablet;
• die Veröffentlichung im App Store und bei Google Play, übernommen von unserem Team.

Zum Zeitrahmen: Die Bestellwebsite funktioniert noch am selben Tag, die Apps sind wenige Tage nach Abschluss des Abos in den Stores. Keine Lust, die Speisekarte einzutippen? Schicken Sie sie uns als PDF oder Foto, unser Team stellt sie innerhalb von 1 Werktag für Sie online. Der Support ist 7 Tage die Woche für Sie da.

Online-Zahlungen laufen über Ihr eigenes Stripe-Konto: Das Geld geht direkt an Sie, XPRIO verdient an den Transaktionen nichts mit. Barzahlung oder Zahlung bei Lieferung sind ebenfalls möglich.

Wie die App aussieht, sehen Sie auf unserer Seite zur Restaurant-App, alle Details zu den Tarifen finden Sie unter Preise. Wenn Sie zunächst nur eine druckbare Speisekarte brauchen, hilft Ihnen unser Tool, um eine Speisekarte kostenlos zu erstellen.

Diese Fragen sollten Sie vor der Entscheidung stellen

Bevor Sie etwas unterschreiben, hier eine kurze Checkliste:

1. Wie hoch sind die Gesamtkosten über drei Jahre, inklusive Wartung und Hosting?
2. Gibt es eine Provision pro Bestellung, und sei sie noch so klein?
3. Wer veröffentlicht die App im App Store und bei Google Play, und unter welchem Namen?
4. Sind die von Apple und Google geforderten Updates inbegriffen?
5. Gehen Online-Zahlungen direkt auf Ihr Konto?
6. Können Sie das Tool vorher kostenlos testen?
7. Gibt es eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsgebühren?

Wenn Sie auf diese sieben Fragen klare Antworten bekommen, wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen.

Fazit: das Wichtigste in Kürze

• Eine individuell entwickelte Restaurant-App kostet meist mehrere zehntausend Euro, dazu 15 bis 20 % pro Jahr für die Wartung.
• No-Code wirkt günstig, doch Ihre Zeit, kostenpflichtige Module und die Veröffentlichung in den Stores summieren sich.
• Ein White-Label-Abo passt zu den meisten inhabergeführten Restaurants am besten, sofern es keine Provision und keine lange Vertragsbindung gibt.
• Vergleichen Sie die Kosten der App immer mit den Provisionen, die Sie heute zahlen: Dort entscheidet sich, ob sie sich rechnet.

2026 ist eine eigene App längst nicht mehr den großen Ketten vorbehalten. Die eigentliche Frage lautet nicht mehr „Was kostet das?“, sondern „Was kostet es mich, keine zu haben?“.