Meine Kasse (POS) mit XPRIO verbinden

Mit einer verbundenen Kasse kommt eine in Ihrer App oder auf Ihrer Website aufgegebene Bestellung innerhalb weniger Sekunden auf Ihrer Kasse an (als bezahlt markiert, wenn sie online bezahlt wurde) und geht in die Küche wie eine am Tresen aufgenommene Bestellung. Ein auf der Kasse ausverkaufter Artikel verschwindet innerhalb weniger Minuten aus Ihrer App. Ihre XPRIO-Speisekarte bleibt Ihre eigene: Die Kasse wird damit verknüpft, nie zwangsweise importiert.

Was Sie vor dem Start wissen sollten

Eine Kasse pro Betrieb. Jeder XPRIO-Betrieb wird mit genau einem Standort Ihres Kassensystems verbunden. Bei mehreren Betrieben brauchen Sie entsprechend viele Verbindungen.
Es sind Ihre eigenen Zugangsdaten. Sie verbinden Ihr eigenes Kassenkonto (Token, Schlüssel oder Installation der XPRIO-App, je nach Kasse). XPRIO zahlt nichts und berechnet nichts für die Verbindung; wenn Ihr Kassenanbieter eine Option berechnet, stellt er sie Ihnen direkt in Rechnung. Die Details stehen auf jeder Anbieterkarte.
Angebotene Kassen: Square, HubRise (verbindet zahlreiche Kassen: Popina, Clyo, Toporder, Lightspeed…), Zelty sowie SumUp POS Pro im Vereinigten Königreich und in Irland. Eine mit „Demnächst“ markierte Karte wird Betrieb für Betrieb freigeschaltet: Klicken Sie auf Wir benachrichtigen Sie, wir schalten die Verbindung für Ihr Konto frei und schreiben Ihnen, sobald sie bereit ist. Ist Ihre Kasse nicht aufgeführt, können Sie sie uns über den Block Ihre Kasse ist nicht aufgeführt? melden; wir prüfen die Integration und melden uns per E-Mail bei Ihnen.
Nichts geschieht hinter Ihrem Rücken. Jede Verknüpfung zwischen einem XPRIO-Artikel und einem Kassenartikel wird entweder durch eine einfache, sichtbare Regel festgelegt (die XPRIO-PLU entspricht der SKU der Kasse) oder von Ihnen gewählt. Artikelzuordnung zwischen XPRIO und meiner Kasse
Alles ist digital. Verbindung, Test und Nachverfolgung erledigen Sie in Ihrem Admin-Bereich; für eine Speisekarte mit vierzig Artikeln dauert das etwa eine halbe Stunde. Unser Support antwortet schriftlich, auch am Wochenende.

Schritt 1: Die Kasse verbinden

Öffnen Sie in XPRIO im linken Menü App-Konfiguration und dann Kasse (POS).
Wählen Sie oben das Geschäft, das Sie verbinden möchten. Darunter erscheinen die in seinem Land verfügbaren Anbieterkarten.
Klicken Sie auf der Karte Ihrer Kasse auf Verbinden. Das Fenster zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wo Sie finden, was die Kasse verlangt: ein Zugriffstoken bei Square, eine Autorisierung in Ihrem HubRise-Konto, einen Schlüssel bei Zelty, Ihre Kassen-Zugangsdaten bei SumUp POS Pro. Für jede Kasse gibt es eine eigene Anleitung: Square mit XPRIO verbinden, Ihre Kasse über HubRise mit XPRIO verbinden, Zelty mit XPRIO verbinden, SumUp POS Pro mit XPRIO verbinden (Vereinigtes Königreich und Irland).
Testmodus: Wenn Ihr Anbieter eine Testumgebung anbietet (Square), können Sie mit dem Schalter Testmodus (Sandbox) alles ausprobieren, ohne Ihre echte Kasse zu berühren. Echte Bestellungen erfordern den Produktionsmodus.
Fügen Sie Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Speichern und testen. XPRIO stellt die Verbindung her und bittet Sie, Ihren Standort zu wählen, falls Ihr Konto mehrere hat. Klicken Sie anschließend auf Aktivieren.

Die Karte wechselt auf Aktiv, XPRIO liest den Katalog der Kasse einmal ein und hält ihn danach stündlich aktuell. Ihre Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Schritt 2: Ihre Speisekarte und Ihre Kasse in Einklang bringen

Eine einzige Box Nächster Schritt führt Sie je nach Situation weiter:

Ihre Speisekarte ist noch nicht in XPRIO: Eine Schaltfläche importiert die Artikel der Kasse in XPRIO, mit einer Vorschau, bevor irgendetwas angelegt wird. Sie können Ihre Speisekarte auch selbst als Produkte anlegen.
Ihre Kasse ist leer: Eine Schaltfläche sendet Ihre XPRIO-Speisekarte an die Kasse, die PLUs als SKUs, und alles wird auf einmal verknüpft. Bei einer Kasse ohne Schreib-API laden Sie eine Importdatei herunter, die Sie anschließend in deren Backoffice importieren.
Beide sind gefüllt: Die Box zeigt „N Artikel zu verknüpfen“ an und führt Sie zum Zuordnungsbildschirm. Dort ist alles mit derselben PLU bereits verknüpft; für den Rest erhalten Sie Vorschläge oder wählen selbst.

Wie diese drei Fälle im Detail funktionieren und was der Import anlegt (und was nicht), erklärt der entsprechende Artikel. Artikelzuordnung zwischen XPRIO und meiner Kasse

Schritt 3: Eine Testbestellung senden

Wenn alles verknüpft ist, bietet die Box Testbestellung senden an. Die Bestellung erscheint innerhalb weniger Sekunden auf Ihrer Kasse, mit dem Titel „XPRIO“ und einem Hinweis, der sie als Test kennzeichnet. Prüfen Sie, ob sie dort gedruckt wird, wo Sie es erwarten. Sobald die erste Bestellung durchgegangen ist, verschwindet die Box, und die Karte wird zu einer Statuskarte: Standort, letzte gesendete Bestellung, letzte Synchronisierung, verknüpfte Artikel.

Die Verbindungseinstellungen

Unter dem Verbindungsstatus finden Sie drei Einstellungen:

Bestellungen an die Kasse senden: Jede neue XPRIO-Bestellung wird automatisch gesendet. Deaktivieren Sie diese Option, um den Versand zu pausieren, ohne die Verbindung zu trennen, zum Beispiel während Sie Ihre Speisekarte neu ordnen.
Ausverkaufte Artikel synchronisieren: Ein auf der Kasse ausverkaufter Artikel wird in XPRIO als nicht verfügbar markiert (Prüfung alle fünf Minuten). Bei Kassen, die es erlauben, wird eine in XPRIO gesetzte Ausverkauft-Markierung auch auf die Kasse übertragen.
Zahlung vor Ort (Bargeld, Karte bei Übergabe oder am Tresen): Mit Bereits bezahlt kommt die Bestellung bereits beglichen in der Kasse an, und Sie kassieren den Kunden, ohne sie erneut einzugeben. Mit An der Kasse kassieren kommt die Bestellung als offener Bon an, und Sie kassieren sie an der Kasse. Manche Kassen zeigen eine Bestellung erst an, wenn sie bezahlt ist: XPRIO teilt Ihnen das mit und bietet dann nur die erste Option an.

Im Alltag

Jede Bestellung, die online bezahlt wurde, geht in dem Moment an die Kasse, in dem sie bestätigt wird, mit ihren Positionen, Varianten, Optionen, Rabatten und der Notiz des Kunden. Die Kasse berechnet die Summe neu; weicht diese vom XPRIO-Betrag ab, gleicht eine Zeile „XPRIO-Anpassung“ die Differenz aus.
Der Block Letzte Sendungen listet jede Sendung mit ihrem Status, der Referenz auf Kassenseite und, im Fehlerfall, der von der Kasse zurückgegebenen Meldung. Eine Schaltfläche Erneut versuchen sendet eine fehlgeschlagene Sendung erneut.
Ein Kassenausfall blockiert nie eine Bestellung. Die XPRIO-Bestellung wird wie gewohnt angenommen und im Live angezeigt; XPRIO versucht den Versand eine Stunde lang mehrmals erneut und benachrichtigt dann Ihre Manager, wenn die Kasse immer noch nicht antwortet. Ihren Service mit dem Live steuern
Stornierungen und Rückerstattungen: Wenn Sie in XPRIO stornieren oder erstatten, wird die Kasse informiert, sofern sie es erlaubt. Square übernimmt genau den erstatteten Betrag; andere Kassen erhalten nur einen Hinweis, und Sie bestätigen an der Kasse. Wie sich die einzelnen Kassen verhalten, steht jeweils im Artikel zur Kasse.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert meine Kasse weiterhin wie gewohnt? Ja. XPRIO fügt ihr nur Bestellungen hinzu und liest ihren Katalog. Ihre Tresenverkäufe, Berichte und Einstellungen ändern sich nicht.

Was passiert, wenn ein Artikel der Bestellung nicht verknüpft ist? Bei Kassen, die es akzeptieren, wird er als freie Position mit Name und Preis gesendet; andernfalls schlägt der Versand mit einer klaren Meldung fehl, und die XPRIO-Bestellung bleibt unverändert bestehen. Der Zuordnungsbildschirm zeigt, was noch zu verknüpfen ist.

Kann ich die Kasse wechseln? Ja: Klicken Sie auf der Karte auf Trennen und verbinden Sie dann die neue Kasse. Artikelverknüpfungen gelten jeweils für eine Verbindung.

Zwei Betriebe mit derselben Speisekarte und derselben Kasse? Verbinden Sie die Kasse für jeden Betrieb. Bei der zweiten Verbindung werden die Artikel per PLU verknüpft, und die Box Nächster Schritt bietet an, die vorhandenen Produkte dem zweiten Betrieb zuzuordnen, ohne etwas neu anzulegen.